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档案管理制度

浏览次数： 1513 发表时间： 2011-5-4

第一章总则
第一条公司档案归属办公室统一管理，由办公室指定人员负责，各部门资料指定人员兼职档案资料管理工作，定期汇总归档。
第二条公司档案管理人员应按照国家有关规定，以及公司档案管理制度统一管理公司的档案，各子公司、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本单位或本部门的档案资料。
第三条档案管理人员要严格执行公司档案管理制度，认真细致地做好档案保管以及利用工作，为各项工作快速、高效运转提供保障。
第四条公司档案管理人员有责任对子公司、部门档案管理制度工作进行监督和指导，每年对需要公司进行统一管理的资料收集、归档、保管。
第二章归档
第五条凡是反映公司资产、权益、投资、合同、行政批文、重要指示、证明文件以及其他具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
第六条凡属归档范围的文件资料，均有公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
第七条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，办公室保存复印件并登记原件存放处及保管人。
第八条凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档。以公司名义发出的重要文件、函件要留底稿及正文备查。
第九条业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务管理部保留原件；属人事问题的，由人力资源部保存原件；属信访安全的，由综合管理部保存原件；属工程项目的，由工程管理部保存原件；属投资立项的，由投资发展部保存原件。其它重要报告和资料，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交办公室档案管理员。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
第十条由公司对外签订的经济合同，应保留两份以上原件，办公室保存一份，财务管理部保存一份，如有多余经办部门保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务管理部保存原件。
第十一条公司级的收文、发文等文书资料均由办公室归档。
第十二条其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
第三章档案保管
第十三条公司办公室应有存放档案的房间和专门箱柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第十四条归档资料要进行登记，编制归档目录。
第十五条科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。档案分类保管要有条理，主次分明，存放科学。
第十六条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
第十七条根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
第十八条经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十九条档案管理员要严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
第二十条公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第四章档案借阅
第二十一条档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第二十二条借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准；借阅公司保管的档案材料，属借阅部门经办的，办公室负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经总经理批准。阅档必须在档案存放地点，不得携带外出。需要借出档案的，须经分管副总经理批准，重要资料需经总经理批准同意方可借出。
第二十三条借阅档案，必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经办公室报总经理批准。
第二十四条借出档案时，应在借出的档案位置上做好标记，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
第二十五条借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无缺。否则，追究当事人责任。
第二十六条借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
第二十七条本制度自发文之日起执行。